4 Gründe, warum Sie Ihre operativen Bedürfnisse im Bereich Vertriebsinnendienst / Kundenservice auslagern sollten
29 Oktober 2024
Er definiert die Prozesse von der Auftragsbearbeitung bis zum Zahlungseingang, einschließlich der logistischen Nachverfolgung, der Bearbeitung von Reklamationen, der Rechnungsstellung und manchmal des Inkassos!
Die Aufgaben des Vertriebsinnendienst sind folgende:
Auftragsverwaltung
Die Annahme und rechtzeitige Bearbeitung von digitalen oder physischen Bestellungen ist die Priorität Nr. 1.
Kundenservice
Empathie, Freundlichkeit und Geduld sind die besten Werkzeuge für einen effektiven Kundenservice, sei es per E-Mail oder Telefon.
Logistikkoordination
Eine der wesentlichen Aufgaben der Abteilung ist die Koordination der Lieferungen mit den Spediteuren.
Dazu gehört auch die Überwachung der Lieferzeiten, die Verwaltung von Warenrücksendungen und die Lösung logistischer Streitigkeiten.
Diese Aufgabe kann auch die Verwaltung von Transportdokumenten und Zollerklärungen umfassen, wenn sich die Kunden außerhalb der Europäischen Union befinden.
Rechnungsstellung und Inkasso
Wenn diese Aufgabe nicht von der Buchhaltung übernommen wird, erstellt die Abteilung die Rechnungen auf Basis der bestätigten Bestellungen und versendet sie an die Kunden.
Anschließend kümmert sich der Service um die Zahlungsüberwachung, das Mahnwesen für unbezahlte Rechnungen und die Bearbeitung eventueller Rechnungsreklamationen.
Kundenbeziehungsmanagement
Um ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, kümmert sich die Abteilung um die Beantwortung von Kundenanfragen zu ihren Bestellungen, die Bearbeitung von Reklamationen und Rücksendungen sowie um die Nachverfolgung von Reparaturen oder den Austausch defekter Produkte.
Kurz gesagt, der Vertriebsinnendienst ist weit mehr als nur eine administrative Funktion. Er ist der unbekannte Superheld, dem die Zahnräder des Unternehmens am Laufen hält, dabei ein Lächeln bewahrt und mit den täglichen Herausforderungen jongliert.
Sie wissen jetzt genau, was der Vertriebsinnendienst ist, und finden sich möglicherweise in einer dieser Situationen wieder:
- Sie benötigen Unterstützung im Kundenservice, sind aber noch ein kleines Unternehmen, und der Cashflow reicht nicht aus, um Mitarbeiter einzustellen.
- Sie haben gerade eine Fehlbesetzung erlebt und stecken nun in Schwierigkeiten.
- Sie suchen dringend nach einem zweisprachigen Kandidaten mit seltenen Sprachkenntnissen, wie zum Beispiel Deutsch, und finden nicht die richtige Person.
- Ein Teammitglied ist plötzlich gegangen, und Sie möchten einen reibungslosen Übergang sicherstellen, um die Kontinuität des Kundenservices zu gewährleisten, bis Sie eine neue Einstellung vornehmen können.
- Sie haben das Gefühl, dass Ihre Prozesse veraltet und zeitaufwendig sind, und möchten Hilfe bei deren Optimierung.
- Sie haben über eine Auslagerung nachgedacht und möchten darüber sprechen.
Dann vereinbaren Sie einen Termin mit mir für eine kostenlose Vorab-Diagnose!
