4 Gründe, warum Sie Ihre operativen Bedürfnisse im Bereich Vertriebsinnendienst / Kundenservice auslagern sollten
29 Oktober 2024
Es ist eine Tatsache, man muss "badass" sein, um den Job eines Vertriebsinnendienst- / Kundenservicemanager zu machen, und das ist nicht jedem gegeben!
Wir könnten stundenlang über all die Fähigkeiten sprechen, die man braucht, um in einem Kundenservice zu glänzen und dabei gelassen zu bleiben.
Man muss nicht nur akzeptieren, zwischen Hammer und Amboss zu stehen, sondern auch die Kraft haben, bei Konflikten – sei es mit dem Kunden oder den internen Abteilungen – einen kühlen Kopf zu bewahren.
Darüber hinaus ist es heutzutage wichtig, zwischen den technischen Fähigkeiten, die für Effizienz und Kompetenz in einer Position erforderlich sind, und den sozialen Kompetenzen zu unterscheiden, die notwendig sind, um im Kundenservice oder im Vertriebsinnendienst ruhig und exzellent zu arbeiten.
Ich teile mit Ihnen die 5 technischen Fähigkeiten und die 5 sozialen Kompetenzen, die unerlässlich sind, um im Alltag im Vertriebsinnendienst zu glänzen
Technische Fähigkeiten
1- Beherrschung von Verwaltungstools wie ERP und CRM
Die Beherrschung von Verwaltungstools wie ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) ist unerlässlich, um im Vertriebsinnendienst effizient zu arbeiten.
Diese Software-Systeme ermöglichen die Zentralisierung und Automatisierung vieler administrativer Aufgaben, die Echtzeitverfolgung von Bestellungen, die Verwaltung von Beständen, die Überwachung der Rechnungsstellung und die Analyse von Verkaufsdaten.
2- Beherrschung von Fremdsprachen für die Interaktion mit internationalen Partnern und Kunden
In einem globalisierten Geschäftsumfeld ist die Beherrschung von Fremdsprachen ein großer Vorteil für einen Vertriebsinnendienstexperten.
Diese Fähigkeit ermöglicht eine effektive Kommunikation mit internationalen Kunden und Partnern, das Verständnis und die Erfüllung ihrer spezifischen Bedürfnisse sowie den Aufbau starker Geschäftsbeziehungen.
3- Organisation und Zeitmanagement
Im Vertriebsinnendienst sind die Aufgaben zahlreich und vielfältig, von der Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsstellung, der Lieferverfolgung und dem Kundenservice.
Eine gute Organisation ist daher entscheidend, um diese vielfältigen Verantwortlichkeiten effektiv zu bewältigen, ohne den Überblick zu verlieren.
4- Analyse- und Berichtsfähigkeiten
Erstellung von Berichten über Verkäufe, Auftragsaktivitäten, Bearbeitungszeiten, Rücklaufquoten usw. Nutzung dieser Daten, um Trends zu identifizieren, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und strategische Entscheidungsfindungen zu unterstützen.
5- Sorgfalt im Umgang mit Kundendaten
In einem Kundenservice ist es notwendig, die Informationen über die Kunden (Kontaktdaten, Geschäftsbedingungen, Bestellhistorie) auf dem neuesten Stand zu halten, Preisänderungen zu verwalten und sicherzustellen, dass die Preisbedingungen korrekt in den Verwaltungssystemen angewendet werden.
Soziale Kompetenzen
1- Kundenservice-Mentalität
Diese Fähigkeit spiegelt die Einstellung und Herangehensweise eines Fachmanns an den Kunden wider, mit dem Schwerpunkt auf Zufriedenheit, Kundenbindung und dem Aufbau positiver und dauerhafter Beziehungen.
2- Empathie
Empathie ist die Fähigkeit, die Gefühle anderer zu verstehen und nachzuempfinden.
Im Kundenservice-Bereich ist diese Fähigkeit entscheidend, um Vertrauen bei den Kunden aufzubauen und ihre Bedürfnisse und Anliegen zu verstehen.
3- Problemlösungsfähigkeit
Die Fähigkeit zur Problemlösung ist für einen experten unerlässlich.
Diese Rolle beinhaltet oft die Bewältigung von Herausforderungen wie Bestellfehlern, Lieferproblemen oder Rechnungsstreitigkeiten.
4- Stressbewältigung
Die Arbeit im Vertriebsinnendienst oder im Kundenservice kann stressig sein, insbesondere wenn es darum geht, Kundenbeschwerden zu bearbeiten, enge Fristen einzuhalten oder große Mengen an Anfragen zu bewältigen.
5- Anpassungsfähigkeit
In einem sich ständig verändernden Umfeld ist die Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen anzupassen, entscheidend. Dazu gehört die Anpassung an neue Verfahren, Änderungen in der Kundennachfrage oder Aktualisierungen der Verwaltungssysteme.
Sie finden sich möglicherweise in einer dieser Situationen wieder:
- Sie benötigen Unterstützung im Kundenservice, sind aber noch ein kleines Unternehmen, und der Cashflow reicht nicht aus, um Mitarbeiter einzustellen.
- Sie haben gerade eine Fehlbesetzung erlebt und stecken nun in Schwierigkeiten.
- Sie suchen dringend nach einem zweisprachigen Kandidaten mit seltenen Sprachkenntnissen, wie zum Beispiel Deutsch, und finden nicht die richtige Person.
- Ein Teammitglied ist plötzlich gegangen, und Sie möchten einen reibungslosen Übergang sicherstellen, um die Kontinuität des Kundenservices zu gewährleisten, bis Sie eine neue Einstellung vornehmen können.
- Sie haben das Gefühl, dass Ihre Prozesse veraltet und zeitaufwendig sind, und möchten Hilfe bei deren Optimierung.
- Sie haben über eine Auslagerung nachgedacht und möchten darüber sprechen.
Dann vereinbaren Sie einen Termin mit mir für eine kostenlose Vorab-Diagnose!
